Ochrana osobných údajov

Informácie podľa článkov 13 a 14 všeobecného nariadenia o ochrane údajov

  1. Úvod a poskytovanie informácií o ochrane osobných údajov

Ochrana osobných údajov je pre spoločnosť red tax Steuerberatung GmbH mimoriadne dôležitá. Osobné údaje spracúvame výlučne v súlade s platnými predpismi o ochrane osobných údajov a pravidlami výkonu povolania, najmä so všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR), rakúskym zákonom o ochrane osobných údajov (Datenschutzgesetz, DSG) a rakúskym zákonom o povolaní daňových poradcov a audítorov z roku 2017 (Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017, WTBG 2017).

Tieto informácie o ochrane osobných údajov vysvetľujú, ktoré osobné údaje spracúvame v rámci našej profesijnej činnosti, obchodných vzťahov a online prezentácie, na aké účely a na akých právnych základoch ich spracúvame, komu môžu byť údaje poskytnuté, ako dlho sa uchovávajú a aké práva majú dotknuté osoby.

Ak osobné údaje získavame priamo od dotknutej osoby, informácie požadované podľa článku 13 GDPR spravidla poskytujeme v čase získavania údajov. Informácie možno poskytnúť vo viacerých vrstvách. Základné informácie sa poskytujú priamo v príslušnom kontexte získavania údajov; doplňujúce informácie možno poskytnúť ľahko dostupným odkazom na tieto informácie o ochrane osobných údajov.

Ak osobné údaje nezískavame priamo od dotknutej osoby, informácie poskytujeme v súlade s článkom 14 GDPR a s výnimkami uvedenými v tomto článku. Podrobnosti obsahuje časť 8. Pojmy označujúce osoby sa vzťahujú na všetky pohlavia.

  1. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľ

red tax Steuerberatung GmbH

Adresa

Museumstraße 3b/16, 1070 Viedeň, Rakúsko

Číslo v obchodnom registri

FN 611698 g

Registrový súd

Obchodný súd Viedeň

IČ DPH

ATU79838712

Telefón

+43 676 9498505

E-mail

office@red-tax.at 

Webová stránka

https://www.red-tax.at/

  1. Postavenie daňovej poradenskej spoločnosti z hľadiska ochrany osobných údajov

Spoločnosť red tax Steuerberatung GmbH poskytuje odborné služby na základe WTBG 2017 a profesijných predpisov platných pre daňových poradcov a audítorov, pričom koná samostatne, nezávisle a na vlastnú profesijnú zodpovednosť.

Pri spracúvaní osobných údajov v súvislosti s odbornými službami, najmä daňovým poradenstvom, vedením účtovníctva, zostavovaním účtovných závierok, mzdovou agendou a zastupovaním pred daňovými orgánmi a inými inštitúciami, spoločnosť red tax Steuerberatung GmbH spravidla koná ako samostatný prevádzkovateľ v zmysle GDPR.

Ak sa v jednotlivom prípade mimo odbornej činnosti, ktorá sa musí vykonávať samostatne, osobné údaje spracúvajú výlučne na základe zdokumentovaných pokynov klienta a sú splnené podmienky článku 28 GDPR, môžeme konať ako sprostredkovateľ. Takéto rozdelenie úloh sa v prípade potreby osobitne upraví zmluvou. Bez ohľadu na postavenie z hľadiska ochrany osobných údajov podliehajú spoločnosť red tax Steuerberatung GmbH a osoby, ktoré pre ňu pracujú, zákonnej povinnosti mlčanlivosti podľa § 80 WTBG 2017.

  1. Vymedzenie pojmov

Nasledujúce vysvetlenia slúžia na lepšie pochopenie. Rozhodujúce zostávajú zákonné definície, najmä definície uvedené v článku 4 GDPR.

Osobné údaje: všetky informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby.

Dotknutá osoba: každá identifikovaná alebo identifikovateľná fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

Spracúvanie: akákoľvek operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, vykonávané automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, uchovávanie, úprava, vyhľadávanie, nahliadanie, používanie, poskytovanie, zosúlaďovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia.

Prevádzkovateľ: fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania.

Sprostredkovateľ: fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Príjemca: fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorému sa osobné údaje poskytujú.

Osobitné kategórie osobných údajov: údaje v zmysle článku 9 ods. 1 GDPR, najmä údaje odhaľujúce rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje na individuálnu identifikáciu osoby, údaje týkajúce sa zdravia a údaje týkajúce sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie.

Údaje týkajúce sa zdravia: osobné údaje týkajúce sa fyzického alebo duševného zdravia fyzickej osoby, ktoré odhaľujú informácie o jej zdravotnom stave.

Súhlas: akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým formou vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas s príslušným spracúvaním.

Objednávateľ alebo klient: fyzická alebo právnická osoba, osobná spoločnosť alebo iný právny subjekt, s ktorým existuje zmluvný alebo mandátny vzťah alebo sa jeho vznik pripravuje.

Osoby súvisiace s klientskym poverením: fyzické osoby, ktorých osobné údaje sa spracúvajú v súvislosti s poradenstvom, zastupovaním alebo inými službami poskytovanými objednávateľovi alebo klientovi, najmä zamestnanci, konatelia, spoločníci, koneční užívatelia výhod, rodinní príslušníci, obchodní partneri, zákazníci, dodávatelia alebo iné kontaktné osoby.

  1. Kategórie dotknutých osôb

  • klienti, bývalí klienti a záujemcovia;

  • konatelia, členovia predstavenstva, spoločníci, koneční užívatelia výhod a iné orgány klientov;

  • zamestnanci, bývalí zamestnanci, uchádzači o zamestnanie a ďalšie osoby pracujúce pre našich klientov;

  • rodinní príslušníci, spolupoistené osoby a vyživované osoby;

  • zákazníci, dodávatelia, dlžníci, veritelia a ďalší obchodní partneri našich klientov;

  • kontaktné osoby a zamestnanci obchodných partnerov;

  • advokáti, notári, audítori, banky, poisťovne a ďalší odborní poradcovia;

  • zástupcovia orgánov verejnej moci a ďalší účastníci konaní;

  • dodávatelia, poskytovatelia služieb, uchádzači o zamestnanie a ďalšie obchodné kontakty spoločnosti red tax Steuerberatung GmbH;

  • návštevníci a používatelia našej webovej stránky a ďalšie osoby, ktoré s nami komunikujú.

  1. Kategórie osobných údajov

V závislosti od konkrétneho poverenia a účelu spracúvania môžeme spracúvať najmä tieto osobné údaje:

• základné a identifikačné údaje, najmä meno, titul, dátum a miesto narodenia, štátna príslušnosť, pohlavie a prípadne fotografia;

• adresné a kontaktné údaje, najmä bydlisko alebo sídlo, telefónne číslo a e-mailová adresa;

• firemné a podnikateľské údaje, najmä obchodné meno, právna forma, číslo v obchodnom registri, údaje o živnostenskom oprávnení, IČ DPH, daňové číslo a iné úradné identifikačné čísla;

• údaje o funkciách v orgánoch spoločností, účastiach, oprávneniach na zastupovanie a konečnom užívaní výhod;

• údaje na overenie totožnosti, najmä údaje z dokladov totožnosti a ich kópie;

• čísla sociálneho poistenia a údaje zo sociálneho poistenia;

• bankové, platobné a účtové údaje;

• majetkové, príjmové a finančné údaje;

• účtovné údaje, faktúry, doklady, údaje z účtovných závierok a ďalšie údaje účtovníctva;

• daňové údaje a údaje o odvodoch;

• údaje o pohľadávkach, záväzkoch, upomienkach, exekúciách a iných právnych vzťahoch;

• zmluvné údaje, údaje o službách a povereniach;

• personálne údaje, údaje o zamestnaní, pracovnom čase, odmeňovaní a mzdovej agende;

• poistné a dôchodkové údaje;

• korešpondencia, záznamy z rozhovorov, dokumenty a ďalšie obsahové údaje;

• údaje z konaní pred orgánmi verejnej moci a súdmi;

• technické údaje o používaní a prístupe súvisiace s webovou stránkou a IT systémami, najmä IP adresa, čas prístupu, informácie o prehliadači a zariadení a údaje v protokoloch servera;

• záznamy o súhlase, jeho odvolaní a námietkach;

• ďalšie osobné údaje, ktoré sa zákonne získajú alebo poskytnú v súvislosti s poverením alebo obchodným vzťahom.

7. Osobitné kategórie osobných údajov a údaje týkajúce sa protiprávnych konaní

V rámci našej profesijnej činnosti môžeme spracúvať aj osobitné kategórie osobných údajov v zmysle článku 9 GDPR, ak je to potrebné na poskytnutie príslušnej služby.

Týka sa to najmä údajov o zdraví v súvislosti so mzdovou agendou, napríklad pracovnej neschopnosti, náhrady mzdy, zdravotného postihnutia alebo iných skutočností relevantných z hľadiska pracovného práva, sociálneho poistenia alebo daňového práva. V jednotlivých prípadoch sa môžu spracúvať aj iné osobitné kategórie osobných údajov, napríklad informácie odhaľujúce členstvo v odborovej organizácii alebo náboženské či filozofické presvedčenie.

Dokumenty obsahujúce osobitné kategórie osobných údajov nám môžu byť poskytnuté alebo sprístupnené aj v súvislosti s daňovým poradenstvom, poradenstvom v oblasti sociálneho poistenia alebo zastupovaním pred orgánmi verejnej moci, súdmi alebo inými verejnými inštitúciami.

Takéto údaje spracúvame výlučne vtedy, ak je to potrebné na príslušnú činnosť a povolené podľa článku 9 ods. 2 GDPR, najmä na plnenie povinností v oblasti pracovného práva alebo sociálnej ochrany, na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov alebo na základe iných platných zákonných ustanovení.

V jednotlivých prípadoch môžeme v rámci našej činnosti spracúvať aj osobné údaje týkajúce sa konaní alebo opomenutí, ktoré sú trestné podľa súdneho alebo správneho práva, podozrení z takýchto konaní, odsúdení za trestné činy alebo súvisiacich bezpečnostných opatrení. Môže ísť najmä o údaje súvisiace s finančnými trestnými alebo správnymi sankčnými konaniami, konaniami pred orgánmi verejnej moci alebo súdmi a zákonnými povinnosťami náležitej starostlivosti, najmä pri predchádzaní praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu.

Takéto údaje spracúvame len v rozsahu, v akom je to povolené podľa článku 10 GDPR v spojení s príslušnými rakúskymi právnymi predpismi, najmä § 4 ods. 3 DSG, a potrebné na príslušnú činnosť.

  1. Zdroje osobných údajov a informácie podľa článku 14 GDPR

Osobné údaje získavame najmä:

• priamo od dotknutej osoby;

• od našich klientov a ich orgánov, zamestnancov alebo iných poverených osôb;

• od predchádzajúcich daňových poradcov alebo iných poradcov, ak je príslušný prenos prípustný;

• od bánk, poisťovní, orgánov verejnej moci, súdov alebo inštitúcií sociálneho poistenia;

• prostredníctvom systémov FinanzOnline, rakúskeho portálu Unternehmensserviceportal, ELDA a iných zákonom ustanovených elektronických systémov;

• z verejných registrov a zoznamov, najmä z rakúskeho obchodného registra, katastra nehnuteľností, rakúskeho informačného systému o živnostiach a registra konečných užívateľov výhod;

• z iných verejne dostupných zdrojov.

Ak osobné údaje nezískame priamo od dotknutej osoby, informácie podľa článku 14 GDPR spravidla poskytneme v primeranej lehote, najneskôr do jedného mesiaca od získania údajov. Ak sa údaje používajú na komunikáciu s dotknutou osobou, informácie sa poskytnú najneskôr pri prvej komunikácii. Ak sa zamýšľa poskytnutie údajov ďalšiemu príjemcovi, informácie sa poskytnú najneskôr pri prvom poskytnutí.

Informačná povinnosť sa neuplatňuje v rozsahu, v akom je splnená zákonná výnimka podľa článku 14 ods. 5 GDPR. Môže ísť najmä o prípad, keď dotknutá osoba už tieto informácie má alebo keď sa osobné údaje musia považovať za dôverné na základe zákonom upravenej profesijnej povinnosti mlčanlivosti, najmä podľa článku 14 ods. 5 písm. d) GDPR v spojení s § 80 WTBG 2017.

9. Právne základy a účely spracúvania

Osobné údaje spracúvame len vtedy, ak pre príslušnú operáciu spracúvania existuje právny základ podľa GDPR alebo iných platných právnych predpisov. Príslušný právny základ je pri každom konkrétnom účele spracúvania uvedený nižšie.

Ak sa spracúvajú osobitné kategórie osobných údajov v zmysle článku 9 ods. 1 GDPR, spracúvanie sa uskutočňuje len vtedy, ak existuje dodatočný právny základ podľa článku 9 ods. 2 GDPR. Osobné údaje týkajúce sa protiprávnych konaní alebo odsúdení za trestné činy spracúvame výlučne v súlade s článkom 10 GDPR a doplňujúcimi rakúskymi ustanoveniami.

Uplatniť sa môžu aj najmä DSG, WTBG 2017, rakúsky Spolkový daňový poriadok (Bundesabgabenordnung, BAO), rakúsky Obchodný zákonník (Unternehmensgesetzbuch, UGB), rakúsky zákon o dani z pridanej hodnoty z roku 1994 (Umsatzsteuergesetz 1994, UStG 1994), predpisy pracovného práva a sociálneho zabezpečenia a rakúsky zákon o telekomunikáciách z roku 2021 (Telekommunikationsgesetz 2021, TKG 2021). Pri všetkých operáciách spracúvania zohľadňujeme profesijnú povinnosť mlčanlivosti podľa § 80 WTBG 2017.

9.1 Nadviazanie a prijatie klientského vzťahu

Osobné údaje spracúvame na vybavovanie dopytov, komunikáciu so záujemcami, vypracovanie ponúk, posúdenie možného prijatia klienta, vykonanie potrebných kontrol konfliktu záujmov a nezávislosti a plnenie zákonných identifikačných povinností a povinností náležitej starostlivosti:

• podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak je dotknutá osoba sama potenciálnou zmluvnou stranou a spracúvanie je potrebné na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na jej žiadosť;

• podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, ak existujú zákonné identifikačné, kontrolné alebo dokumentačné povinnosti, napríklad povinnosti podľa WTBG 2017 v oblasti predchádzania praniu špinavých peňazí;

• podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR pre údaje o orgánoch, kontaktných alebo iných osobách potenciálneho klienta. Náš oprávnený záujem spočíva v riadnom posúdení, nadviazaní a realizácii obchodného vzťahu a predchádzaní konfliktom záujmov.

9.2 Poskytovanie daňového poradenstva a odborných služieb

Osobné údaje spracúvame najmä na poskytovanie daňového a ekonomického poradenstva, zastupovanie pred finančnými a inými orgánmi, vypracovanie a podávanie daňových priznaní, vedenie finančného účtovníctva a evidencie dlhodobého majetku, zostavovanie ročných účtovných závierok a iných účtovných podkladov, personálnu a mzdovú agendu, podávanie hlásení v oblasti sociálneho poistenia, vypracovanie analýz, oznámení, vyhlásení a správ a na vykonávanie ďalších činností v rozsahu WTBG 2017:

• podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak je klient fyzickou osobou a zmluvnou stranou a spracúvanie je potrebné na plnenie zmluvy;

• podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, ak je spracúvanie potrebné na splnenie zákonných povinností v oblasti daní, obchodného práva, sociálneho poistenia, predchádzania praniu špinavých peňazí alebo výkonu povolania;

• podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR pre osobné údaje o orgánoch, zamestnancoch, zákazníkoch, dodávateľoch, spoločníkoch alebo iných osobách klienta, ak je spracúvanie potrebné na riadne poskytnutie objednanej odbornej služby. Náš oprávnený záujem spočíva v riadnom a efektívnom vykonaní poverenia a súvisiacich úloh zastupovania a dokumentácie.

9.3 Plnenie povinností pri predchádzaní praniu špinavých peňazí

Ako profesijne oprávnená spoločnosť podľa WTBG 2017 máme zákonné povinnosti predchádzať praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu. V tejto súvislosti spracúvame najmä identifikačné údaje, údaje z dokladov totožnosti, údaje o oprávneniach na zastupovanie a konečnom užívaní výhod a informácie potrebné na posúdenie rizika obchodného vzťahu.

Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s § 87 a nasl. WTBG 2017, najmä s príslušnými povinnosťami náležitej starostlivosti, kontroly, dokumentácie a oznamovania. Ak to vyžaduje zákon, údaje môžu byť poskytnuté príslušným orgánom a oznamovacím miestam.

9.4 Zákonné a profesijné povinnosti

Osobné údaje spracúvame v rozsahu potrebnom na plnenie zákonných povinností, ktoré sa na nás vzťahujú ako na daňovú poradenskú spoločnosť. Ide najmä o povinnosti podľa WTBG 2017, BAO, UGB, daňových zákonov, práva sociálneho zabezpečenia, pracovného práva a práva mzdových odvodov, ako aj predpisov na predchádzanie praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu. Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s príslušnou zákonnou povinnosťou.

9.5 Organizácia kancelárie dokumentácia a zabezpečenie kvality

Osobné údaje spracúvame na riadenie a organizáciu našej kancelárie, dokumentovanie našej činnosti, internú administratívu, zabezpečenie kvality a riadne a bezpečné poskytovanie služieb.

Ak spracúvanie nie je potrebné už na plnenie zmluvy alebo zákonnej povinnosti, zakladá sa na článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Náš oprávnený záujem spočíva v riadnom, bezpečnom a efektívnom fungovaní kancelárie, spätnej overiteľnosti odborných činností, zabezpečení kvality a bezpečnosti informačných technológií a informácií.

9.6 Fakturácia odmien a správa pohľadávok

Osobné údaje spracúvame na vyhotovenie a zasielanie faktúr za naše služby, účtovanie a kontrolu platieb, upomínanie neuhradených pohľadávok a preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

• článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR pre zmluvné vyúčtovanie voči klientom, ktorí sú fyzickými osobami;

• článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, ak existujú zákonné povinnosti fakturácie, evidencie alebo uchovávania;

• článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR pre správu pohľadávok a právne vymáhanie. Náš oprávnený záujem spočíva v uplatňovaní a zabezpečení oprávnených nárokov na odmenu a v obhajovaní právnych nárokov.

9.7 Komunikácia a správa kontaktov

Ak nás kontaktujete telefonicky, e-mailom alebo iným spôsobom, spracúvame údaje, ktoré nám poskytnete, na vybavenie a zodpovedanie vášho dopytu a ďalšiu komunikáciu.

• článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak komunikácia slúži na nadviazanie alebo plnenie zmluvy s dotknutou osobou;

• článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR v ostatných prípadoch. Náš oprávnený záujem spočíva v efektívnej, spätne overiteľnej a bezpečnej obchodnej komunikácii.

9.8 Priamy marketing a odborné informácie

Kontaktné údaje existujúcich a potenciálnych obchodných partnerov môžeme používať na informovanie o našich službách, aktuálnom vývoji v oblasti daní, podujatiach alebo iných odborných témach.

Poštový priamy marketing sa môže zakladať na článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ak neprevažujú záujmy alebo základné práva dotknutej osoby. Náš oprávnený záujem spočíva v udržiavaní existujúcich a nadväzovaní nových obchodných vzťahov a v poskytovaní informácií o relevantných odborných službách a vývoji.

Elektronické marketingové správy a marketingové telefonáty uskutočňujeme len pri dodržaní podmienok § 174 TKG 2021, najmä na základe príslušného súhlasu alebo, v prípade elektronickej pošty, ak sú splnené zákonné podmienky prípustnej komunikácie s existujúcimi zákazníkmi. Súhlas možno kedykoľvek odvolať s účinkami do budúcnosti. Proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu možno kedykoľvek namietať.

9.9 Žiadosti o zamestnanie

Ak prijímame žiadosti o zamestnanie, poskytnuté údaje uchádzačov spracúvame na účely výberového konania.

Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy. Ak sa údaje po skončení výberového konania uchovávajú počas obmedzenej doby na dokumentovanie konania a obranu proti možným právnym nárokom, spracúvanie sa zakladá na článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Náš oprávnený záujem spočíva v možnosti preukázať zákonnosť výberového konania a v obhajovaní právnych nárokov.

Ak nevznikne pracovný pomer, dokumenty uchádzača sa spravidla uchovávajú sedem mesiacov, ak je to potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie možných právnych nárokov, a následne sa vymažú. Táto doba uchovávania zohľadňuje najmä šesťmesačnú lehotu na uplatnenie nárokov podľa rakúskeho zákona o rovnakom zaobchádzaní a primeranú dodatočnú lehotu na prípadné súdne konanie. Údaje sa uchovávajú dlhšie len vtedy, ak existuje osobitný právny základ, najmä súhlas s ponechaním žiadosti v evidencii.

9.10 Zmeny účelu

Ak zamýšľame ďalej spracúvať osobné údaje na iný účel, než na ktorý boli získané, pred ďalším spracúvaním informujeme dotknutú osobu podľa článku 13 ods. 3 alebo článku 14 ods. 4 GDPR o novom účele a ďalších relevantných informáciách, pokiaľ sa neuplatňuje zákonná výnimka z informačnej povinnosti.

10. Poskytnutie osobných údajov

Poskytnutie osobných údajov môže byť vyžadované zákonom, potrebné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy alebo dobrovoľné. Ak je poskytnutie údajov potrebné na splnenie zákonných povinností náležitej starostlivosti alebo riadne vykonanie klientského poverenia, bez poskytnutia potrebných údajov nemusíme byť schopní poverenie prijať alebo v ňom pokračovať.

Najmä za podmienok ustanovených WTBG 2017 sa obchodný vzťah nesmie nadviazať alebo sa prípadne musí ukončiť, ak nemožno splniť zákonné povinnosti náležitej starostlivosti voči klientom. Ak sa údaje poskytujú výlučne dobrovoľne, ich neposkytnutie nemá nepriaznivé následky, okrem prípadov, keď príslušnú službu alebo funkciu bez týchto údajov nemožno z technických alebo vecných dôvodov poskytnúť.

11. Príjemcovia osobných údajov

Osobné údaje poskytujeme alebo prenášame len vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely, vyžadované zákonom alebo inak prípustné podľa práva na ochranu osobných údajov. V závislosti od príslušného poverenia môžu údaje dostať najmä títo príjemcovia alebo kategórie príjemcov:

• daňové úrady a iné daňové orgány a inštitúcie dostupné prostredníctvom systému FinanzOnline;

• Rakúska zdravotná poisťovňa a ďalšie inštitúcie sociálneho poistenia;

• obce a iné orgány zodpovedné za odvody;

• Štatistický úrad Rakúska;

• súdy a správne orgány;

• rakúska finančná spravodajská jednotka a ďalšie zákonom ustanovené oznamovacie miesta;

• rakúska Komora daňových poradcov a audítorov (Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen, KSW) a iné príslušné profesijné orgány;

• banky, poskytovatelia platobných služieb, poisťovne, dôchodkové inštitúcie, zamestnanecké fondy a dôchodkové fondy;

• advokáti, notári, audítori a ďalší odborní poradcovia;

• znalci a ďalší účastníci konaní;

• príjemcovia určení klientom;

• inkasné spoločnosti alebo iné subjekty zapojené do právneho vymáhania;

• poskytovatelia IT, softvéru, hostingu, cloudových, telekomunikačných, archivačných, tlačových, doručovacích a iných technických služieb.

Osobné údaje nepredávame.

12 .Sprostredkovatelia a externí poskytovatelia služieb

Na poskytovanie našich služieb a prevádzku kancelárie môžeme využívať externých poskytovateľov, napríklad poskytovateľov kancelárskeho, účtovného a mzdového softvéru, podpory IT, cloudových a hostingových služieb, správy a archivácie dokumentov, e-mailových a komunikačných služieb, zálohovania údajov, distribúcie newslettera, hostingu webovej stránky a správy webu.

Ak títo poskytovatelia spracúvajú osobné údaje v našom mene, sú zmluvne zaviazaní podľa článku 28 GDPR. Sprostredkovatelia môžu osobné údaje spracúvať spravidla len na základe zdokumentovaných pokynov a v dohodnutom rozsahu. Ak poskytovateľ služieb koná na vlastné účely ako samostatný prevádzkovateľ, údaje sa prenášajú len na základe príslušného právneho základu.

13. Prenos údajov do tretích krajín

Osobné údaje sa prenášajú do štátov mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru alebo medzinárodným organizáciám len vtedy, ak je to potrebné na príslušnú operáciu spracúvania a sú splnené podmienky článkov 44 a nasl. GDPR.

V závislosti od príjemcu sa môže prenos zakladať najmä na rozhodnutí Európskej komisie o primeranosti podľa článku 45 GDPR, na primeraných zárukách podľa článku 46 GDPR, najmä na štandardných zmluvných doložkách, alebo vo výnimočných prípadoch ustanovených zákonom na článku 49 GDPR. Ak sa používajú štandardné zmluvné doložky alebo iné primerané záruky, v konkrétnej súvislosti informujeme aj o tom, ako možno získať kópiu príslušných záruk alebo kde sú dostupné.

Prenos príjemcom v Spojených štátoch amerických sa môže zakladať na príslušnom rozhodnutí o primeranosti, ak sa toto rozhodnutie vzťahuje na konkrétneho príjemcu. V opačnom prípade sa použije iný prípustný mechanizmus prenosu.

14. Doba uchovávania a vymazanie

Osobné údaje uchovávame len tak dlho, ako je to potrebné na príslušný účel spracúvania. Po uplynutí tejto doby ich ďalej uchovávame len vtedy, ak existujú zákonné povinnosti uchovávania alebo ak je ďalšie uchovávanie potrebné najmä na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Konkrétna doba uchovávania preto závisí od druhu údajov, príslušného účelu spracúvania a platných zákonných lehôt uchovávania a premlčania. Uplatňujú sa najmä tieto lehoty alebo kritériá vymazania:

• Dokumenty klienta a poverenia: počas trvania poverenia a následne tak dlho, ako si ďalšie uchovávanie vyžadujú zákonné povinnosti uchovávania, prebiehajúce konania alebo preukazovanie, uplatňovanie či obhajovanie právnych nárokov.

• Účtovné knihy, záznamy a súvisiace doklady: spravidla sedem rokov podľa § 132 BAO a nad tento rámec tak dlho, ako sú relevantné pre prebiehajúce daňové konania.

• Dokumenty, ktoré sa musia uchovávať podľa obchodného práva: spravidla sedem rokov podľa § 212 UGB a nad tento rámec tak dlho, ako sú relevantné pre prebiehajúce súdne alebo správne konania.

• Dokumenty týkajúce sa nehnuteľností v pôsobnosti UStG 1994: spravidla 22 rokov, ak sa uplatní osobitná zákonná lehota uchovávania podľa § 18 ods. 10 UStG 1994.

• Dokumenty týkajúce sa povinností náležitej starostlivosti a dokumentácie pri predchádzaní praniu špinavých peňazí: spravidla najmenej päť rokov podľa § 98 WTBG 2017. Nad tento rámec sa uchovávajú len vtedy, ak to vyžaduje iné zákonné ustanovenie alebo existuje iný právny základ.

• Dokumenty uchádzačov, ak nevznikne pracovný pomer: spravidla najviac sedem mesiacov po skončení výberového konania, najmä na ochranu a obhajovanie možných nárokov. Nad tento rámec sa uchovávajú len vtedy, ak existuje osobitný právny základ.

• Dopyty a iná komunikácia, po ktorej nenasleduje klientsky vzťah: počas vybavovania príslušného dopytu a následne len tak dlho, ako je to potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, plnenie zákonných povinností alebo na základe iného právneho základu.

• Záznamy o súhlase, jeho odvolaní a námietkach: tak dlho, ako je záznam potrebný pre príslušné spracúvanie alebo na rešpektovanie odvolania či námietky; následne sa údaje vymažú, ak ďalšie uchovávanie nevyžaduje zákonná povinnosť alebo iný právny základ.

• Protokoly webového servera: len tak dlho, ako je to potrebné na zabezpečenie technickej prevádzky a bezpečnosti systému a na zistenie a analýzu technických chýb alebo bezpečnostných incidentov. Nad tento rámec sa údaje uchovávajú len vtedy, ak v konkrétnom prípade existuje právny základ.

• Súbory cookie a analytické a marketingové údaje: doba uchovávania závisí od druhu a účelu príslušného súboru cookie alebo technológie, jeho technickej životnosti a nastavení príslušnej služby. Údaje sa po uplynutí príslušnej doby uchovávania vymažú, ak ich ďalšie uchovávanie neumožňuje iný právny základ.

• Údaje pre newsletter: do odvolania súhlasu alebo podania námietky proti zasielaniu. Záznamy o súhlase, jeho odvolaní a námietkach sa uchovávajú len tak dlho, ako je to potrebné na preukázanie zákonnosti spracúvania alebo rešpektovanie odvolania či námietky.

Osobné údaje sa po uplynutí príslušnej doby uchovávania vymažú alebo anonymizujú, ak ich ďalšie uchovávanie nevyžaduje zákonná povinnosť alebo iný právny základ.

15. Webová stránka a technické údaje o prístupe

Pri návšteve našej webovej stránky sa môžu spracúvať technicky nevyhnutné údaje, najmä IP adresa, dátum a čas prístupu, vyvolaná stránka alebo súbor, objem prenesených údajov, typ a verzia prehliadača, operačný systém, odkazujúca URL, názov hostiteľa pristupujúceho zariadenia a technické chybové a bezpečnostné informácie.

Tieto údaje sa spracúvajú na technické poskytovanie webovej stránky, zabezpečenie jej stability a bezpečnosti a zistenie a odvrátenie zneužitia a kybernetických útokov. Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Náš oprávnený záujem spočíva v bezpečnej a funkčnej prevádzke našej webovej stránky a IT systémov.

16. E-mailová komunikácia

Odkaz „Kontaktujte nás“ na našej webovej stránke otvorí e-mailovú aplikáciu alebo e-mailovú službu nastavenú vo vašom zariadení. Samotným otvorením sa nám obsah správy ešte neodošle. Ak nám odošlete e-mail, údaje, ktoré nám poskytnete, najmä vašu e-mailovú adresu, obsah správy a prípadné prílohy, spracúvame na vybavenie vášho dopytu.

Ak kontakt slúži na nadviazanie alebo plnenie zmluvy s vami, právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR. V ostatných prípadoch sa spracúvanie zakladá na článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR; náš oprávnený záujem spočíva v efektívnom, spätne overiteľnom a bezpečnom vybavovaní obchodných dopytov.

17. Súbory cookie a porovnateľné technológie

Naša webová stránka môže používať súbory cookie a porovnateľné technológie. Technicky nevyhnutné súbory cookie možno používať, ak sú potrebné na poskytnutie služby, ktorú používateľ výslovne požadoval. Ak súbory cookie alebo porovnateľné technológie nie sú technicky nevyhnutné, spravidla sa používajú až po predchádzajúcom súhlase podľa § 165 ods. 3 TKG 2021 v spojení s článkom 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

Ak sa osobné údaje spracúvajú na základe súhlasu, tento súhlas možno kedykoľvek odvolať s účinkami do budúcnosti. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním. Súhlas možno spravovať a odvolať prostredníctvom nastavení súborov cookie na našej webovej stránke.

Ak sa spracúvanie zakladá na článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, dotknutá osoba má za podmienok článku 21 GDPR právo namietať. Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, námietku možno podať kedykoľvek bez uvedenia dôvodu.

Ukladanie súborov cookie možno dodatočne obmedziť alebo zakázať v nastaveniach prehliadača. Niektoré funkcie webovej stránky tým môžu byť obmedzené.

18. Webová analytika externý obsah newsletter a sociálne siete

Ak používame analytické, štatistické alebo marketingové služby založené na súboroch cookie alebo porovnateľných technológiách, spravidla sa aktivujú až po predchádzajúcom súhlase. Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR a prípadne § 165 ods. 3 TKG 2021.

To isté platí pre externý obsah alebo služby, ako sú mapy, videá, písma, systémy na rezerváciu termínov alebo priamo vložený obsah sociálnych sietí, ak ich aktivácia nie je technicky nevyhnutná. Pri každej skutočne používanej službe konkrétne uvedieme poskytovateľa, účel, spracúvané údaje alebo kategórie údajov, právny základ, dobu uchovávania a prípadný prenos do tretej krajiny.

Cal.com a online rezervácia termínov. Na našej webovej stránke je vložené rozhranie na rezerváciu termínov od služby Cal.com. Poskytovateľom je Cal.com, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, USA. Po udelení vášho súhlasu sa prehliadač spojí so službou Cal.com, aby načítal rezervačné rozhranie. Pritom sa môžu preniesť najmä IP adresa, údaje o prehliadači a zariadení, navštívená stránka, odkazujúca URL a čas prístupu; môžu sa použiť aj súbory cookie alebo podobné identifikátory. Právnym základom aktivácie vloženého rozhrania je váš súhlas podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR a, ak sa informácie ukladajú vo vašom zariadení alebo sa z neho načítavajú, § 165 ods. 3 TKG 2021. Bez vášho súhlasu sa rozhranie nenačíta.

Ak si rezervujete termín, spracúvame vaše meno, e-mailovú adresu, zvolený termín a prípadné ďalšie údaje, ktoré uvediete, na organizáciu a uskutočnenie stretnutia. Cal.com podľa vlastných informácií spracúva rezervačné údaje v našom mene ako sprostredkovateľ. Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak sami podnikáte kroky smerujúce k uzavretiu alebo plneniu zmluvy s nami; v ostatných prípadoch článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR (vybavovanie obchodných žiadostí o termín). Našu dobu uchovávania určujú kritériá v časti 14; Cal.com môže rezervačné údaje spravidla uchovávať počas trvania nášho účtu. Cal.com uvádza, že údaje spracúva v USA a prenosy z EHP zakladá na štandardných zmluvných doložkách alebo príslušnom rozhodnutí o primeranosti. Ďalšie informácie: https://cal.com/privacy.

Google Maps. Na zobrazenie nášho sídla sú vložené mapy zo služby Google Maps. Používateľom v Európskom hospodárskom priestore poskytuje túto službu Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko. Až po udelení vášho súhlasu sa vytvorí spojenie so spoločnosťou Google, aby sa mapa načítala. Pritom sa môžu spracúvať najmä IP adresa, údaje o prehliadači a zariadení, odkazujúca URL a čas prístupu, ako aj súbory cookie alebo podobné identifikátory. Pri používaní mapy môžu vzniknúť ďalšie údaje o používaní a prípadne aj údaje o polohe. Právnym základom aktivácie vloženej mapy je váš súhlas podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR a, ak sa informácie ukladajú vo vašom zariadení alebo sa z neho načítavajú, § 165 ods. 3 TKG 2021. Bez vášho súhlasu sa mapa nenačíta.

Google môže údaje spracúvať aj mimo EHP. Podrobnosti o spracúvaní, dobe uchovávania a medzinárodných prenosoch nájdete na https://policies.google.com/privacy. Na používanie funkcií Google Maps sa vzťahujú aj doplňujúce podmienky na https://maps.google.com/help/terms_maps/.

Ak ponúkame newsletter, kontaktné údaje potrebné na tento účel spracúvame na základe súhlasu podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR a pri dodržaní § 174 TKG 2021. Súhlas možno kedykoľvek odvolať s účinkami do budúcnosti. Ak sa používa postup dvojitého potvrdenia prihlásenia, údaje dokazujúce čas a rozsah prihlásenia možno spracúvať v rozsahu potrebnom na preukázanie súhlasu.

Ak prevádzkujeme vlastné profily na sociálnych sieťach, osobné údaje, ktoré tam vznikajú, spracúvame podľa pravidiel príslušnej platformy a nášho skutočného používania. Ak existuje spoločná zodpovednosť s prevádzkovateľom platformy v zmysle článku 26 GDPR, informujeme o podstatnom obsahu príslušnej dohody a zodpovednosti zúčastnených strán.

19. Používanie aplikácií podporovaných umelou inteligenciou

Ak používame aplikácie podporované umelou inteligenciou na podporu interných pracovných postupov alebo pri poskytovaní našich služieb a pritom sa spracúvajú osobné údaje, robíme tak len v rámci príslušných požiadaviek práva na ochranu osobných údajov a profesijných predpisov a pri dodržaní našich zákonných povinností mlčanlivosti.

Pred použitím takejto aplikácie preverujeme najmä konkrétny účel, nevyhnutnosť a minimalizáciu údajov, rozdelenie úloh z hľadiska ochrany osobných údajov, potrebnú zmluvu podľa článku 28 GDPR, záruky dôvernosti a bezpečnosti, miesta uchovávania a pravidlá vymazania, používanie vložených údajov na vlastné účely poskytovateľa alebo na trénovanie a prípadný prenos do tretích krajín. Osobitné kategórie osobných údajov alebo údaje podľa článku 10 GDPR spracúvame len vtedy, ak sú splnené dodatočné zákonné podmienky platné v konkrétnom prípade.

20. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Spravidla neprijímame rozhodnutia založené výlučne na automatizovanom spracúvaní vrátane profilovania v zmysle článku 22 GDPR, ktoré majú právne účinky vo vzťahu k dotknutým osobám alebo ich podobne významne ovplyvňujú. Ak by sme takéto postupy v budúcnosti používali, dotknuté osoby budeme informovať v súlade so zákonnými požiadavkami, najmä o použitom postupe, význame a predpokladaných dôsledkoch spracúvania.

21. Bezpečnostné opatrenia

V súlade s článkami 24, 25 a 32 GDPR a so zreteľom na najnovšie poznatky, náklady na vykonanie, povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania, ako aj na rôznu pravdepodobnosť a závažnosť rizík pre práva a slobody fyzických osôb prijímame primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie úrovne ochrany primeranej príslušnému riziku.

Tieto opatrenia slúžia najmä na zabezpečenie dôvernosti, integrity, dostupnosti a odolnosti používaných systémov a služieb a na rýchle obnovenie dostupnosti osobných údajov po fyzickom alebo technickom incidente. Zásady ochrany osobných údajov podľa článku 25 GDPR zohľadňujeme už pri výbere a navrhovaní systémov, aplikácií a pracovných postupov. V závislosti od príslušnej operácie spracúvania a súvisiaceho rizika patria medzi naše technické a organizačné opatrenia najmä:

• fyzické a organizačné kontroly vstupu, prístupu a oprávnení;

• koncepcie používateľov, rolí a oprávnení a vhodné postupy autentifikácie;

• primerané šifrovacie opatrenia a ochrana prenosu, ak si to vyžaduje povaha a citlivosť údajov;

• opatrenia na zálohovanie a obnovu údajov a zabezpečenie dostupnosti údajov a systémov kritických pre podnikanie;

• technické ochranné opatrenia proti škodlivému softvéru, neoprávneným prístupom a iným rizikám bezpečnosti IT, ako aj primeraná aktualizácia a údržba;

• protokolovanie, monitorovanie a organizačné kontrolné opatrenia, ak sú potrebné;

• záväzok osôb pracujúcich pre nás dodržiavať dôvernosť a ochranu osobných údajov a primerané zvyšovanie povedomia a školenia;

• starostlivý výber a preverenie externých poskytovateľov z hľadiska ochrany osobných údajov a, ak je to potrebné, uzatvorenie sprostredkovateľských zmlúv a preskúmanie prenosov do tretích krajín;

• stanovené postupy na zisťovanie, posudzovanie a riešenie porušení ochrany osobných údajov a plnenie prípadných oznamovacích a informačných povinností.

Primeranosť technických a organizačných opatrení pravidelne preverujeme so zreteľom na vývoj najnovších poznatkov, používané systémy a príslušné riziká a podľa potreby ich upravujeme. Zohľadňujeme pritom aj osobitnú profesijnú povinnosť mlčanlivosti podľa § 80 WTBG 2017.

22. Profesijná povinnosť mlčanlivosti

Spoločnosť red tax Steuerberatung GmbH ako daňová poradenská spoločnosť podlieha zákonným povinnostiam mlčanlivosti podľa WTBG 2017. Podľa § 80 WTBG 2017 sú oprávnení odborníci povinní zachovávať mlčanlivosť najmä o záležitostiach, ktoré im boli zverené, ako aj o osobných pomeroch a prevádzkových alebo obchodných tajomstvách, o ktorých sa dozvedeli pri vykonávaní poverenia alebo svojho povolania.

Informácie poskytujeme len vtedy, ak na to existuje zákonná povinnosť alebo iný právny základ, klient nás platne zbavil povinnosti mlčanlivosti alebo sa uplatní iná zákonom ustanovená výnimka.

23. Práva dotknutých osôb

Za podmienok stanovených právnymi predpismi majú dotknuté osoby najmä tieto práva:

• právo na prístup podľa článku 15 GDPR;

• právo na opravu podľa článku 16 GDPR;

• právo na vymazanie podľa článku 17 GDPR. Vymazanie môže byť vylúčené, ak sa údaje musia naďalej uchovávať, napríklad z dôvodu zákonných povinností uchovávania, alebo ak sú potrebné na preukazovanie či obhajovanie právnych nárokov;

• právo na obmedzenie spracúvania podľa článku 18 GDPR;

• právo na prenosnosť údajov podľa článku 20 GDPR;

• právo namietať proti určitým spracovateľským operáciám podľa článku 21 GDPR;

• právo odvolať súhlas podľa článku 7 ods. 3 GDPR s účinkami do budúcnosti.

Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, proti tomuto spracúvaniu možno kedykoľvek namietať bez uvedenia dôvodu.

Obmedzenia vyplývajúce z profesijného práva

Uvedené práva nie sú neobmedzené. Podľa § 80 ods. 3a WTBG 2017 sa dotknutá osoba nemôže dovolávať práv podľa článkov 12 až 22 a článku 34 GDPR ani § 1 ods. 3 DSG v rozsahu, v akom je to potrebné na ochranu práva oprávneného odborníka na mlčanlivosť s cieľom chrániť klienta alebo práva a slobody iných osôb alebo uplatňovať občianskoprávne nároky.

Rovnako sa informačná povinnosť podľa článku 14 GDPR neuplatňuje najmä vtedy a v rozsahu, v akom sa osobné údaje musia považovať za dôverné na základe zákonom upravenej profesijnej povinnosti mlčanlivosti podľa článku 14 ods. 5 písm. d) GDPR.

Žiadosti dotknutých osôb preto vždy posudzujeme so zreteľom na naše zákonné povinnosti mlčanlivosti a práva našich klientov a iných tretích osôb.

Ak si chcete uplatniť svoje práva, kontaktujte nás na office@red-tax.at. Ak máme odôvodnené pochybnosti o totožnosti osoby, ktorá žiadosť podáva, môžeme podľa článku 12 ods. 6 GDPR požiadať o ďalšie informácie potrebné na potvrdenie jej totožnosti.

24. Odvolanie súhlasu

Ak sa spracúvanie vašich osobných údajov zakladá na vašom súhlase, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať s účinkami do budúcnosti. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.

Súhlas môžete odvolať najmä e-mailom na office@red-tax.at alebo iným kontaktným spôsobom uvedeným v týchto informáciách o ochrane osobných údajov.

25. Obsah a služby tretích strán

Naša webová stránka môže obsahovať odkazy na webové stránky, platformy alebo iné online služby tretích strán. Otvorením takejto externej ponuky opúšťate oblasť našej zodpovednosti. Na spracúvanie osobných údajov príslušnou treťou stranou sa vzťahujú jej vlastné informácie o ochrane osobných údajov a ďalšie právne podmienky.

Vo všeobecnosti nemáme vplyv na povahu, rozsah ani účely spracúvania externými poskytovateľmi, ktorých ponuky sú z našej webovej stránky dostupné len prostredníctvom odkazu. Za nastavenie ochrany osobných údajov ani obsah takýchto externých ponúk preto nezodpovedáme, pokiaľ príslušné spracúvanie nespadá do našej vlastnej oblasti zodpovednosti.

26. Právo podať sťažnosť

Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov porušuje predpisy o ochrane osobných údajov, máte podľa článku 77 GDPR právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu na ochranu osobných údajov.

V Rakúsku je príslušným orgánom:

Rakúsky úrad na ochranu osobných údajov
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Viedeň, Rakúsko
+43 1 52 152-0
dsb@dsb.gv.at
https://www.dsb.gv.at/

27. Zmeny týchto informácií o ochrane osobných údajov

Tieto informácie o ochrane osobných údajov pravidelne kontrolujeme a upravujeme ich, ak sa zmenia naše spracovateľské činnosti, používané technické systémy alebo právny rámec. Zmeny týchto informácií však nenahrádzajú informáciu o novom účele spracúvania, ktorú treba v jednotlivom prípade poskytnúť podľa článku 13 ods. 3 alebo článku 14 ods. 4 GDPR.

Platí vždy aktuálne znenie zverejnené na našej webovej stránke.

SK

SK